Öğrencimiz olarak ilgili kişi sıfatıyla kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Bu aydınlatma metni, Üniversitemiz tarafından ogrdestek.klu.edu.tr adresinde sunulan Öğrenci Destek Sistemi (ogrdestek) yazılımı kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkindir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) aydınlatma yükümlülüğünü düzenleyen 10'uncu maddesine göre veri sorumlularının, kişisel verilerini işledikleri gerçek kişileri bazı konularda bilgilendirmekle yükümlü olmaları nedeniyle sizleri kişisel veri işleme sürecimiz ile ilgili olarak bilgilendirmek isteriz.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (bundan böyle “KVK Kanunu” olarak ifade edilecektir) göre T.C. Kırklareli Üniversitesi (bundan böyle “ÜNİVERSİTE’’ olarak ifade edilecektir) sizinle ilgili kişisel verileri işlemesi sebebiyle veri sorumlusudur.
A.1 Kimlik Verisi (T.C. Kimlik Numarası)
A.2 Özlük Verisi (Öğrenci Numarası)
A.3 İşlem Güvenliği Verisi (Oturum (Session) Kaydı ve Oturum Çerezi Bilgisi, IP Adresi, Tarayıcı/Cihaz Bilgisi (User-Agent), Giriş Tarih ve Saati, Başarılı/Başarısız Giriş Denemesi Kayıtları)
B.1 Kimlik Verisi (Ad/Soyad, T.C. Kimlik Numarası, Cinsiyet, Uyruk)
B.2 Özlük Verisi (Öğrenci Numarası)
B.3 Eğitim Verisi (Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Adı ve Kodu, Bölüm Adı ve Kodu, Program Adı ve Kodu, Sınıf Bilgisi, Öğrenim Durumu (Kayıtlı/Mezun/Kaydı Silinmiş), Öğrenim Tipi (Ön Lisans/Lisans/Lisansüstü), Kayıt Aktiflik/Arşiv Durumu)
B.4 İletişim Verisi (Cep Telefonu Numarası, E-Posta Adresi)
B.5 Görsel ve İşitsel Veri (Öğrenci Fotoğrafı ve Fotoğrafın Bağlantı (URL) Bilgisi)
C.1 Kimlik Verisi (Ad/Soyad)
C.2 Özlük Verisi (Öğrenci Numarası)
C.3 Eğitim Verisi (Talebin Yöneltildiği Akademik/İdari Birim Bilgisi, Kayıtlı Olunan Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Bilgisi)
C.4 Müşteri İşlem Verisi (Destek Talep Kodu, Talep Başlığı, Talep İçeriği (Serbest Metin), Talep Tarih ve Saati, Talep Durumu (Başvuru Alındı/Cevaplandı))
D.1 Kimlik Verisi (Ad/Soyad)
D.2 Özlük Verisi (Öğrenci Numarası)
D.3 İletişim Verisi (E-Posta Adresi)
D.4 Müşteri İşlem Verisi (Destek Talep Kodu, Talep Başlığı ve İçeriği, Cevap Metni, Cevabı Veren Destek Personelinin Unvan/Ad/Soyad Bilgisi, Cevaplanma Tarihi, Cevabın Okunma Durumu ve Okunma Tarihi, Gönderilen Bilgilendirme E-Postasının İçeriği)
E.1 Özlük Verisi (Öğrenci Numarası)
E.2 Eğitim Verisi (Talebin Yöneltildiği Birim Bilgisi)
E.3 Müşteri İşlem Verisi (Destek Talep Kodu, Memnuniyet Değerlendirme Puanı (1-5), Talebin Arşivlenme Durumu, Talep ve Cevap Tarihleri ile Bunlardan Üretilen Birim Bazlı İstatistik ve Raporlar)
F.1 Kimlik Verisi (Ad/Soyad, T.C. Kimlik Numarası)
F.2 İletişim Verisi (Cep Telefonu Numarası, E-Posta Adresi)
F.3 Müşteri İşlem Verisi (Destek Talep Kodu, Başvurunun Yöneltildiği Birim Bilgisi, Talep Başlığı, Talep İçeriği (Serbest Metin), Talep Tarihi, Cevap Metni ile Cevabın Okunma Durumu ve Tarihi)
F.4 İşlem Güvenliği Verisi (Doğrulama Kodu (Captcha) Oturum Kaydı, Talep Sorgulamasında Kullanılan T.C. Kimlik Numarası ve Destek Talep Kodu Eşleşmesi)
G.1 İşlem Güvenliği Verisi (IP Adresi, Oturum Kimliği ve Oturum Verisi, Erişilen Adres/Sayfa Bilgisi (URI), Tarayıcı ve Cihaz Bilgisi (User-Agent), İşlem Tarih ve Saati, Güvenlik Olay Kayıtları (Başarısız Giriş Denemesi, Yetkisiz Erişim Girişimi ve Benzeri Olaylara İlişkin Loglar))
G.2 Kimlik Verisi (Log Kayıtlarıyla İlişkilendirilen Kullanıcı Bilgisi (Öğrenci Numarası / T.C. Kimlik Numarası / Kurumsal E-Posta Adresi))
Destek talebi başlığı ve içeriği ile misafir başvuru formundaki açıklama alanları serbest metin alanlarıdır; bu alanlara tarafınızca yazılan bilgiler yukarıda sayılan veri kategorileri dışında kişisel veri içerebilir. Bu nedenle talebinizin çözümlenmesi için gerekli olmayan bilgileri, özellikle sağlık verisi gibi özel nitelikli kişisel verilerinizi bu alanlara yazmamanız önemle rica olunur. Sıkça Sorulan Sorular (SSS) bölümünde yayımlanan içerikler kişisel veri içermeyecek şekilde oluşturulmaktadır.
Öğrenci Destek Sistemi (ogrdestek.klu.edu.tr) kapsamında kişisel verileriniz; sisteme giriş yapan kişinin Üniversitemiz öğrencisi olduğunun doğrulanması ve yetkisiz erişimin önlenmesi amacıyla öğrenci numarası ile T.C. kimlik numarası eşleştirilerek kimlik doğrulama ve yetkilendirme süreçlerinin yürütülmesi; güncel öğrencilik, iletişim ve birim bilgilerinizin Üniversitemiz Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS) üzerinden alınarak sistemdeki profil kaydınızın oluşturulması ve güncellenmesi; iletmiş olduğunuz destek talebinin kayıt altına alınması ve talebe özgü bir destek talep kodu üretilerek talebin takip edilebilir hâle getirilmesi; talebin konusuna göre ilgili akademik veya idari birime yönlendirilmesi ve o birimde görevli destek personeline iletilmesi; talebin incelenerek yanıtlanması ve verilen yanıtın tarafınıza sunulması; talebinizin alındığına, yanıtlandığına ve destek talep kodunuza ilişkin e-posta yoluyla bilgilendirme yapılması; talep ve yanıt geçmişinizin tarafınızca görüntülenebilmesi, arşivlenmesi ve ilgili birimlerce takip edilebilmesi; sunulan destek hizmetinin kalitesinin ölçülmesi amacıyla memnuniyet değerlendirmesi alınması ile birim bazlı istatistik, raporlama ve hizmet iyileştirme çalışmalarının yürütülmesi; sıkça karşılaşılan taleplerden hareketle Sıkça Sorulan Sorular (SSS) içeriklerinin oluşturularak öğrencilerin önceden bilgilendirilmesi; öğrenci olmayan (misafir) başvuru sahiplerinin taleplerinin alınması, doğrulama kodu (captcha) yoluyla otomatik ve kötü niyetli başvuruların engellenmesi ve başvuru sahibinin destek talep kodu ile talebinin yanıtına erişiminin sağlanması; bilgi ve iletişim sistemlerimizin güvenliğinin sağlanması, oturum yönetiminin gerçekleştirilmesi, yetkisiz erişim girişimlerinin tespit edilmesi ile erişim ve işlem kayıtlarının (log) tutulması ve saklanması; faaliyetlerin mevzuata uygun şekilde yürütülmesi, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının talep ve denetimlerinin karşılanması, doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilmesi ve saklama ile arşiv faaliyetlerine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenecektir.
Öğrenci Destek Sistemi kapsamında işlenen kişisel verileriniz, hizmetin sunulabilmesi ve talebinizin sonuçlandırılabilmesi için gerekli olduğu ölçüde ve KVK Kanunu’nun 8’inci maddesinde öngörülen şartlar dâhilinde aktarılmaktadır. Sisteme ilişkin veriler Üniversitemiz bünyesinde yurt içinde bulunan sunucularda barındırılmakta olup kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmamaktadır. Aktarıma örnek olarak, oluşturduğunuz destek talebinin başlık ve içeriği ile ad/soyad ve öğrenci numarası bilgilerinizin, talebi yönelttiğiniz birimde görevli destek personeline kurumsal e-posta yoluyla iletilmesi gösterilebilir.
Kişisel verileriniz;
Önemle belirtmek isteriz ki ilgili işleme ve aktarma faaliyetleri gerçekleştirilirken, kişisel verilerin güvenlik ve gizliliğinin sağlanması amacıyla teknik imkânların izin verdiği makul ölçüdeki idari ve teknik tedbirler almaktayız.
Kişisel verileriniz, KVK Kanunu’nun 7’nci maddesi ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırlanan Üniversitemiz Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda belirlenen saklama süreleri boyunca muhafaza edilmekte; bu sürelerin sona ermesi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, Politikada öngörülen periyodik imha süreleri içinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hâle getirilmektedir. Bu metinde açıklanan tüm işleme, aktarma, saklama ve imha faaliyetleri anılan Politika ile entegre biçimde yürütülmektedir.
Kişisel verileriniz; ogrdestek.klu.edu.tr adresinde yayımlanan Öğrenci Destek Sistemi üzerinden tarafınızca doldurulan giriş formu ile destek talep formları aracılığıyla, Üniversitemiz Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS) ve kurumsal web servisi üzerinden yapılan sorgulamalar sonucunda otomatik olarak, kurumsal kimlik doğrulama ve kurumsal e-posta altyapıları üzerinden ve sistemin çalıştığı sunucularca tutulan oturum, erişim ve güvenlik kayıtları yoluyla; tamamen veya kısmen otomatik yollarla elektronik ortamda toplanmaktadır.
Yukarıda belirtilen yöntemlerle toplanan kişisel verileriniz, 6698 Sayılı KVK Kanunu’nun 5’inci maddesinde düzenlenen kişisel veri işleme şartlarına dayanılarak işlenmektedir. Şeffaflık ilkesi gereğince, her bir kişisel veri kategorisinin hangi hukuki sebebe dayanılarak işlendiği aşağıdaki tabloda ayrı ayrı gösterilmiştir:
| İşlenen Kişisel Veri Kategorisi (İlgili Süreç) | Dayanılan Hukuki Sebep |
|---|---|
| Kimlik Verisi (A, B, C, D — sisteme giriş, OBS profili, talep ve yanıt süreçleri) | 5/2-a — “Kanunlarda açıkça öngörülmesi” (2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu uyarınca öğrencilik ilişkisinin yürütülmesi); 5/2-ç — “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” (öğrenci başvurularının karşılanması ve cevaplandırılması yükümlülüğü) |
| Özlük Verisi — Öğrenci Numarası (A, B, C, D, E) | 5/2-a — “Kanunlarda açıkça öngörülmesi” (2547 sayılı Kanun uyarınca öğrencilik kaydının tekil olarak tespiti); 5/2-ç — “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” (talebin doğru öğrenciyle eşleştirilmesi) |
| Eğitim Verisi (B, C, E — fakülte/bölüm/program, sınıf, öğrenim durumu, talebin yöneltildiği birim) | 5/2-a — “Kanunlarda açıkça öngörülmesi” (2547 sayılı Kanun ve Üniversitemiz eğitim-öğretim yönetmelikleri uyarınca talebin yetkili akademik/idari birime yönlendirilmesi) |
| İletişim Verisi (B, D — e-posta adresi ve telefon numarası) | 5/2-ç — “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” (talebin alındığının ve yanıtlandığının ilgiliye bildirilmesi yükümlülüğü); 5/2-f — “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” (öğrencilerle iletişim süreçlerinin etkin yürütülmesi) |
| Görsel ve İşitsel Veri — Öğrenci Fotoğrafı (B) | 5/2-f — “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” (OBS kaydıyla birlikte alınan profil görselinin kullanıcı tanınırlığını sağlaması) |
| Müşteri İşlem Verisi — Destek Talebi ve Yanıtı (C, D, F) | 5/2-e — “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” (talebin ve verilen yanıtın delil niteliğiyle saklanması, itiraz ve uyuşmazlık hâllerinde kullanılabilmesi); 5/2-ç — “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” (başvuruyu cevaplandırma ve kayıt altına alma yükümlülüğü) |
| Müşteri İşlem Verisi — Memnuniyet Puanı, Arşivleme ve İstatistikler (E) | 5/2-f — “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” (hizmet kalitesinin ölçülmesi, birim bazlı raporlama ve hizmet iyileştirme çalışmaları) |
| Kimlik ve İletişim Verisi — Öğrenci Olmayan (Misafir) Başvuru Sahibi (F) | 5/2-ç — “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” (kamu kurumuna yapılan başvuruların cevaplandırılması yükümlülüğü); 5/2-e — “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” (başvuru sahibinin destek talep koduyla yanıtına erişim hakkının kullanılması) |
| İşlem Güvenliği Verisi — Oturum, IP, Captcha ve Log Kayıtları (A, F, G) | 5/2-a — “Kanunlarda açıkça öngörülmesi” (5651 sayılı Kanun uyarınca erişim kayıtlarının tutulması); 5/2-ç — “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” (KVK Kanunu’nun 12’nci maddesi uyarınca veri güvenliğinin sağlanması yükümlülüğü) |
Öğrenci Destek Sistemi aracılığıyla özel nitelikli kişisel veri talep edilmemekte ve bu nitelikte veri işlenmesi amaçlanmamaktadır. Serbest metin alanlarına ilgili kişi tarafından kendi isteğiyle girilen özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kanunu’nun 6’ncı maddesi ile Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen yeterli önlemler çerçevesinde korunmakta ve talebin sonuçlandırılması için gerekli olmadığı hâllerde silinmektedir.
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirttiğimiz yöntemlerden dilediğinizi tercih ederek Kurumumuza iletmeniz durumunda Kurum talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde talebinizi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Üniversitemiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel verisi işlenen kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesinde (kişisel veri işlemeyi öğrenme, işlemeyle ilgili bilgi talep etme, işlemenin amaca uygunluğunu öğrenme, aktarım yapılan kişileri bilme, eksik veya yanlış işlemelerin düzeltilmesini isteme, silme veya yok edilmesini isteme, otomatik tüm işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, analize itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme) haklarınız bulunmaktadır.
KVK Kanunu’nun 11. maddesinde sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile bu haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi www.klu.edu.tr internet adresinde yer alan KVK Kanunu İlgili Kişi Başvuru Formu’nu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını ‘’T.C. Kırklareli Üniversitesi / Cumhuriyet Mahallesi Üniversite Bulvarı No: 39/3 Merkez/Kırklareli’’ adresine (İletişim Numarası; 444 40 39) kimliğinizi tespit edici belgelerle bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla ya da kvkk@klu.edu.tr e-posta adresine elektronik posta yoluyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemlerle gönderebilir veya ilgili formu kirklareliuniversitesirektorlugu@hs01.kep.tr kayıtlı e-posta adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Başvuru yolu, yöntemleri ve başvurunun içeriği ile ilgili olarak daha fazla bilgi almak için www.klu.edu.tr internet adresimizde yer alan ‘’KVK Mevzuat Uyarınca İlgili Kişinin Haklarının Kullandırılması’’ metnini inceleyebilirsiniz.
KVK Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla bildiririz.
Saygılarımızla,
T.C. Kırklareli Üniversitesi