Personelimiz olarak ilgili kişi sıfatıyla kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Bu aydınlatma metni, Üniversitemiz tarafından ogrdestek.klu.edu.tr adresinde sunulan Öğrenci Destek Sistemi (ogrdestek) yazılımı kapsamında, öğrenci ve misafir destek taleplerini yanıtlayan destek personeli ile sistem yöneticilerinin kişisel verilerine ilişkin işleme faaliyetlerini konu almaktadır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) aydınlatma yükümlülüğünü düzenleyen 10'uncu maddesine göre veri sorumlularının, kişisel verilerini işledikleri gerçek kişileri bazı konularda bilgilendirmekle yükümlü olmaları nedeniyle sizleri kişisel veri işleme sürecimiz ile ilgili olarak bilgilendirmek isteriz.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (bundan böyle “KVK Kanunu” olarak ifade edilecektir) göre T.C. Kırklareli Üniversitesi (bundan böyle “ÜNİVERSİTE’’ olarak ifade edilecektir) sizinle ilgili kişisel verileri işlemesi sebebiyle veri sorumlusudur.
A.1 İletişim Verisi (Kurumsal E-Posta Adresi)
A.2 İşlem Güvenliği Verisi (Kurumsal E-Posta Kullanıcı Adı ve Parolanın Üniversitemiz Kurumsal Web Servisi (ws.klu.edu.tr) Üzerinden Doğrulanması (parola sistemde saklanmaz); Oturum Kaydı ile Oturum (ci_session) ve Form Güvenlik Anahtarı (CSRF) Çerezleri; Başarısız Giriş Denemelerinde Girilen E-Posta Adresi ve Ret Nedeni; Giriş Denemelerini Sınırlamak Amacıyla Tutulan IP Adresi Sayaçları)
B.1 Kimlik Verisi (Unvan, Ad/Soyad)
B.2 İletişim Verisi (Kurumsal E-Posta Adresi)
B.3 Özlük Verisi (Bağlı Olunan Akademik/İdari Birim, Sistemdeki Rol (destek personeli, sistem yöneticisi), Hesabın Aktif/Pasif Durumu)
C.1 Kimlik Verisi (Yanıtı Veren Personelin Unvan ve Ad-Soyadı)
C.2 İletişim Verisi (Yanıtı Veren Personelin Kurumsal E-Posta Adresi)
C.3 Müşteri İşlem Verisi (Yanıt Metni ve Yanıt Tarihi, Yanıtı Veren Personelin Kaydı, Önerilen Sıkça Sorulan Sorular, Personelin Kendi Panelinde Gösterilen Yanıtladığı Talep Sayısı)
C.4 Müşteri İşlem Verisi (Memnuniyet) (Talep Bazında Verilen Memnuniyet Puanının (1-5) Yanıtı Veren Personelle Birlikte Sistem Yöneticisi Ekranında Gösterilmesi)
D.1 Kimlik Verisi (Unvan ve Ad-Soyad)
D.2 İletişim Verisi (Kurumsal E-Posta Adresi)
D.3 Özlük Verisi (Bağlı Olunan Birim)
E.1 İletişim Verisi (Kurumsal E-Posta Adresi (birime gelen yeni talep bildirimlerinin alıcısı olarak))
F.1 İşlem Güvenliği Verisi (Olay Türü, IP Adresi, Kullanıcı E-Posta Adresi, Erişilen Adres, Tarayıcı Bilgisi (User-Agent), Olay Ayrıntısı ve Zaman (başarısız giriş, personel ekleme ve durum değişikliği, yetkisiz erişim denemesi gibi olaylar))
G.1 Kimlik Verisi (Ad/Soyad)
G.2 İletişim Verisi (E-Posta Adresi)
H.1 İşlem Güvenliği Verisi (Sayfayı Görüntüleyen Cihazın IP Adresi, Tarayıcı/İstemci Bilgisi (User-Agent) ve Görüntülenen Sayfanın Adresi (giriş sayfaları ve paneller))
Destek taleplerine verdiğiniz yanıtlarla birlikte unvanınız, adınız-soyadınız ve kurumsal e-posta adresiniz talep sahibine gösterilir ve bilgilendirme e-postasında yer alır. Öğrenciler, kendi fakültelerinde görev yapan aktif destek personelinin unvan, ad-soyad, e-posta ve birim bilgilerini “Destekçilerim” sayfasında görüntüleyebilir. Memnuniyet puanları talep bazında tutulur ve sistem yöneticisi ekranında ilgili talebi yanıtlayan personelle birlikte görüntülenebilir; kişi bazlı performans raporu üretilmez. Birime gelen yeni talep bildirimleri birimdeki tüm aktif destek personeline ve ortak destek posta kutularına birlikte gönderilir. Yanıt metinleri alanları serbest metin alanlarıdır; bu alanlara yazdığınız bilgiler yukarıda sayılan kategoriler dışında kişisel veri içerebilir. Bu nedenle sürecin yürütülmesi için gerekli olmayan bilgileri, özellikle sağlık verisi gibi özel nitelikli kişisel verilerinizi bu alanlara yazmamanız önemle rica olunur.
Öğrenci Destek Sistemi (ogrdestek) kapsamında kişisel verileriniz; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca sisteme giriş yapan kişinin yetkili Üniversite personeli olduğunun kurumsal web servisi üzerinden doğrulanması, oturumun yönetilmesi, kaba kuvvet girişimlerinin engellenmesi ve yetkisiz erişimin önlenmesi; destek taleplerini yanıtlayacak personelin birimlere göre tanımlanması ve yetkilendirilmesi; destek taleplerinin incelenerek yanıtlanması, yanıtın talep sahibine sunulması ve e-postayla bildirilmesi; sunulan hizmetin kalitesinin ölçülmesi; öğrencilerin kendi fakültelerinde görev yapan destek personelini tanıyabilmesi ve talebini doğru birime yöneltebilmesi; birime yöneltilen yeni destek taleplerinin ilgili destek personeline e-postayla bildirilmesi; bilgi sistemleri güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişim girişimlerinin ve yetki değişikliklerinin kayıt altına alınması; sistemi geliştiren ekibin tanıtılması; sistem sayfalarında kullanılan yazı tipi ve betik kütüphanelerinin hizmet sağlayıcıların sunucularından yüklenmesi; faaliyetlerin mevzuata uygun şekilde yürütülmesi, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının talep ve denetimlerinin karşılanması, doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilmesi ve saklama ile arşiv faaliyetlerine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenecektir.
Öğrenci Destek Sistemi kapsamında işlenen kişisel verileriniz, sürecin yürütülebilmesi için gerekli olduğu ölçüde ve KVK Kanunu’nun 8’inci ve 9’uncu maddelerinde öngörülen şartlar dâhilinde aktarılmaktadır. Sisteme ilişkin veriler Üniversitemiz bünyesinde yurt içinde bulunan sunucularda barındırılmaktadır. Bununla birlikte, sistem sayfalarında kullanılan yazı tipleri ve bazı betik kütüphaneleri yurt dışında yerleşik hizmet sağlayıcıların sunucularından (Google LLC ve code.jquery.com) yüklendiğinden, sayfaları görüntülediğiniz sırada cihazınızın IP adresi, tarayıcı bilgisi ve görüntülenen sayfanın adresi bu hizmet sağlayıcılara iletilmektedir.
Kişisel verileriniz;
Önemle belirtmek isteriz ki ilgili işleme ve aktarma faaliyetleri gerçekleştirilirken, kişisel verilerin güvenlik ve gizliliğinin sağlanması amacıyla teknik imkânların izin verdiği makul ölçüdeki idari ve teknik tedbirler almaktayız.
Kişisel verileriniz, KVK Kanunu’nun 7’nci maddesi ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırlanan Üniversitemiz Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda belirlenen saklama süreleri boyunca muhafaza edilmekte; bu sürelerin sona ermesi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, Politikada öngörülen periyodik imha süreleri içinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hâle getirilmektedir. Bu metinde açıklanan tüm işleme, aktarma, saklama ve imha faaliyetleri anılan Politika ile entegre biçimde yürütülmektedir.
Kişisel verileriniz; Öğrenci Destek Sistemi üzerinden sistem yöneticilerince doldurulan personel formları ile tarafınızca doldurulan yanıt ve sıkça sorulan soru formları aracılığıyla, kurumsal web servisi üzerinden yapılan giriş işlemleri sırasında ve sistemin çalıştığı sunucularca tutulan oturum ve güvenlik kayıtları yoluyla; tamamen veya kısmen otomatik yollarla elektronik ortamda toplanmaktadır.
Yukarıda belirtilen yöntemlerle toplanan kişisel verileriniz, 6698 Sayılı KVK Kanunu’nun 5’inci maddesinde düzenlenen kişisel veri işleme şartlarına dayanılarak işlenmektedir. Şeffaflık ilkesi gereğince, her bir kişisel veri kategorisinin hangi hukuki sebebe dayanılarak işlendiği aşağıdaki tabloda ayrı ayrı gösterilmiştir:
| İşlenen Kişisel Veri Kategorisi (İlgili Süreç) | Dayanılan Hukuki Sebep |
|---|---|
| İletişim Verisi — Sisteme Giriş ve Kimlik Doğrulama (A) | 5/2-a — “Kanunlarda açıkça öngörülmesi” (2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu uyarınca personelin görev ve yetkilerinin yürütülmesi); 5/2-ç — “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” (yetkisiz erişimin önlenmesi) |
| İşlem Güvenliği Verisi — Sisteme Giriş ve Kimlik Doğrulama (A) | 5/2-ç — “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” (KVK Kanunu’nun 12’nci maddesi uyarınca hesap güvenliğinin ve yalnızca yetkili personelin erişiminin sağlanması) |
| Kimlik, İletişim ve Özlük Verisi — Destek Personeli Kayıtlarının Oluşturulması (B) | 5/2-ç — “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” (öğrenci başvurularının ilgili birimce karşılanması); 5/2-f — “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” (destek hizmetinin yürütülmesi) |
| Kimlik, İletişim ve Müşteri İşlem Verisi — Destek Taleplerinin Yanıtlanması (C) | 5/2-ç — “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” (başvuruların cevaplandırılması ve kayıt altına alınması yükümlülüğü); 5/2-e — “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” (verilen yanıtın ve yanıtlayanın ispatı) |
| Müşteri İşlem Verisi (Memnuniyet) — Destek Taleplerinin Yanıtlanması (C) | 5/2-f — “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” (destek hizmetinin kalitesinin ölçülmesi) |
| Kimlik, İletişim ve Özlük Verisi — Destek Personeli Listesinin Öğrencilere Gösterilmesi (D) | 5/2-f — “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” (öğrencilerin ilgili destek personeline ulaşabilmesi) |
| İletişim Verisi — Yeni Talep Bildirimlerinin E-Postayla İletilmesi (E) | 5/2-ç — “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” (başvuruların süresi içinde cevaplandırılması) |
| İşlem Güvenliği Verisi — Güvenlik Olay Kayıtlarının Tutulması (F) | 5/2-a — “Kanunlarda açıkça öngörülmesi” (5651 sayılı Kanun uyarınca erişim kayıtlarının tutulması); 5/2-ç — “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” (KVK Kanunu’nun 12’nci maddesi uyarınca veri güvenliğinin sağlanması) |
| Kimlik Verisi — Yazılım Geliştirme Ekibi Bilgilerinin Yayımlanması (G) | 5/2-f — “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” (sistemi geliştiren ekibin tanıtılması) |
| İletişim Verisi — Yazılım Geliştirme Ekibi Bilgilerinin Yayımlanması (G) | 5/2-f — “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” (kurumsal e-posta adresi bakımından); 5/1 — “İlgili kişinin açık rızası” (kişisel e-posta adresi ile profesyonel ağ/sosyal medya profil bağlantısının yayımlanması bakımından) |
| İşlem Güvenliği Verisi — Sayfaların Görüntülenmesi Sırasında Harici Kaynakların Yüklenmesi (H) | 5/2-f — “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” (sistem sayfalarının doğru görüntülenmesi için gerekli yazı tipi ve betik kaynaklarının yüklenmesi); Yurt dışına aktarım bakımından KVK Kanunu’nun 9’uncu maddesindeki şartlar (yazı tipi ve betik hizmet sağlayıcılarına aktarım) |
Öğrenci Destek Sistemi aracılığıyla özel nitelikli kişisel veri talep edilmemekte ve bu nitelikte veri işlenmesi amaçlanmamaktadır. Serbest metin alanlarında ve yüklenen belgelerde yer alabilecek özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kanunu’nun 6’ncı maddesi ile Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen yeterli önlemler çerçevesinde korunmakta ve sürecin yürütülmesi için gerekli olmadığı hâllerde silinmektedir.
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirttiğimiz yöntemlerden dilediğinizi tercih ederek Kurumumuza iletmeniz durumunda Kurum talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde talebinizi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Üniversitemiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel verisi işlenen kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesinde (kişisel veri işlemeyi öğrenme, işlemeyle ilgili bilgi talep etme, işlemenin amaca uygunluğunu öğrenme, aktarım yapılan kişileri bilme, eksik veya yanlış işlemelerin düzeltilmesini isteme, silme veya yok edilmesini isteme, otomatik tüm işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, analize itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme) haklarınız bulunmaktadır.
KVK Kanunu’nun 11. maddesinde sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile bu haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi www.klu.edu.tr internet adresinde yer alan KVK Kanunu İlgili Kişi Başvuru Formu’nu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını ‘’T.C. Kırklareli Üniversitesi / Cumhuriyet Mahallesi Üniversite Bulvarı No: 39/3 Merkez/Kırklareli’’ adresine (İletişim Numarası; 444 40 39) kimliğinizi tespit edici belgelerle bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla ya da kvkk@klu.edu.tr e-posta adresine elektronik posta yoluyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemlerle gönderebilir veya ilgili formu kirklareliuniversitesirektorlugu@hs01.kep.tr kayıtlı e-posta adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Elektronik posta yoluyla kvkk@klu.edu.tr adresine yapacağınız başvurularda, kimliğinizin teyit edilebilmesi amacıyla ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca, başvurunuzun Üniversitemiz sistemlerinde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizden (kurumsal e-posta adresiniz gibi) gönderilmesi veya güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile imzalanmış olması gerekmektedir. Başvuru yolu, yöntemleri ve başvurunun içeriği ile ilgili olarak daha fazla bilgi almak için www.klu.edu.tr internet adresimizde yer alan ‘’KVK Mevzuat Uyarınca İlgili Kişinin Haklarının Kullandırılması’’ metnini inceleyebilirsiniz.
KVK Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla bildiririz.
Saygılarımızla,
T.C. Kırklareli Üniversitesi